„Digitaler Wandel in Unternehmen“ – inkl. Video zum seminarONLINE

Wie sich das Verhalten der Konsumenten verändert(e)

Die Digitalisierung von Unternehmen und damit einhergehende gesetzliche Veränderungen sind in vollem Gange – und die Begrifflichkeit „Digitaler Wandel“ ist in aller Munde. Mit einher gehen Prozesse, die sich kontinuierlich ändern und nicht nur die Gesellschaft, sondern insbesondere auch Unternehmen betreffen.

Wie sehr sich die Nutzung digitaler Technologien wandelt, ist sehr spannend zu beobachten. Betrachtet man die gesamte Geschichte der Menschheit, so hat sich gerade im Bereich der Technologie in den letzten Jahren in kürzester Zeit extrem viel verändert. Vor vergleichsweise wenigen Jahren gab es noch Computer, die nur winzigste Datenmengen verarbeiten konnten. Heute denkt die Gesellschaft in Terabyte, ein Mobiltelefon ersetzt unter Umständen eine halbe Büroausstattung, jeder ist immer und überall erreichbar und die Masse an Daten, die gespeichert wird, ist kaum noch überschaubar.

Mit all diesen Veränderungen kommt auch die Schnelllebigkeit und vor allem der Anspruch, noch mehr, noch schneller, noch effizienter arbeiten zu können. Prozesse in Unternehmen müssen stets angepasst und neu strukturiert werden. Und auch die Anforderung der öffentlichen Behörden ist mittlerweile eine ganz andere geworden. Daten müssen aufbewahrt werden, das ist nichts Neues. Die Vorgaben jedoch, die sich für digitale Aufbewahrungsmethoden daraus ergeben, sind umfangreich und sollten genau befolgt werden, um einer möglichen späteren Prüfung standhalten zu können.

Die GoBD – also die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – stellen mittlerweile einen wichtigen Bestandteil der Buchhaltung dar. Die Richtlinien, welche die digitale Speicherung und Dokumentation unterstützen, sind seit dem 01.01.2017 gültig. Finanzbehörden können so jederzeit Teile der Prozesse in Ihrem Unternehmen auch elektronisch überprüfen.

Dabei werden die Vorschriften immer konkreter und Software, die GoBD-konform ist, ist ein wichtiger Bestandteil in jedem Unternehmen geworden.

Grundsätzlich wichtig ist, dass

der entsprechenden Belege gegeben ist. Änderungen an Belegen müssen stets korrekt nachvollziehbar und im Buchhaltungssystem hinterlegt sein! Nicht zuletzt wirkt sich das im Verkaufsbereich sogar auf die Pflicht eines elektronischen Kassensystems aus, das gemeldet ist, sodass das Finanzamt jederzeit Zugriff darauf hat (Registrierkassenpflicht).

Ein weiteres wichtiges Thema ist ebenfalls die Rechnungsstellung in elektronischer Form. Auch hier ändert die Digitalisierung viele Prozesse, und das steten Schrittes.

Gerade wenn es um Gemeinden und Städte geht, wird mittlerweile großer Wert darauf gelegt, dass Amtshandlungen „digitaler“ werden sollen (E-Governments), um Prozesse zu beschleunigen und Vorgänge nachvollziehbar zu archivieren. Und auch hierfür ist es absolut notwendig, Dokumente in digitaler Form mit Gültigkeit versenden zu dürfen.

Das Gesetz tritt ab 11/2018 für alle Bundesministerien und Verfassungsorgane in Kraft, für Gemeinden ab 2019. Haben Sie also Kunden aus dem öffentlichen Bereich, dann ist es unabdinglich, dass Rechnungen in einem bestimmten Format versendet werden müssen. Dieses Format, das ZUGFeRD, ist ein Rechnungsstandard (E-Invoice-Reading-Standard), der zum Versand eben dieser Rechnungen benutzt wird.

Mit Umsetzung dieses Gesetzes wird es Pflicht werden, Rechnungen elektronisch und nicht mehr in Papierform zu versenden. Unser Komfortpaket „Kommunikation & Beleg“ deckt im Übrigen bereits die Umsetzung „ZUGFeRD“ ab!

Warum also eigentlich Digitalisierung? Dokumente werden ordnungsgemäß und  nachvollziehbar abgelegt und Ihr Büro wird dadurch papierärmer – nicht zuletzt ein Punkt, der auch der Umwelt zugute kommt!

Durch die Automatisierung von Prozessen, auch mithilfe entsprechender Software, wie zum Beispiel der Sage 100 mit dem Dokumentenmanagementsystem von Sage (DMS, Artikel dazu auf folgender Seite!) können Sie Zeit sparen und Kosten senken.

Ihre Mitarbeiter können schnell und mit geringem Aufwand für Schulungen eingearbeitet werden. Entsprechende Arbeitsprozesse werden grundsätzlich effizienter – z. B. erleichtern vorgefertigte Templates Ihre Arbeit zusätzlich! All der Platz, den Sie bis jetzt zur Aufbewahrung von Dokumenten nutzen mussten, wird gespart und auch Aktenvernichtung
wird deutlich einfacher.

Und nicht zuletzt wird auch das Thema Datenschutz wieder berührt. Elektronische Daten können mit Backups gesichert werden. Im Fall der Fälle haben Sie also all Ihre Daten immer noch zur Hand oder der Datenverlust fällt zumindest deutlich geringer aus als bei Papierakten. Auch ist es bei elektronischen Daten deutlich leichter, zu kontrollieren, wer Zugriff auf diese erhalten soll oder wer nicht.

Um es also im Fazit zusammenzufassen: Die Digitalisierung ist zuverlässig, zeitsparend und sie schützt.

Am 6. März 2018 konnten Sie uns zu all den bis hierher genannten Themen bei einem seminarONLINE über die Schultern schauen. Zu Gast in unserem Webcast war Sabine Preußer, Produktmanagerin aus dem Hause Sage. Zusammen mit Sylvia König führte sie durch die Vielfalt des digitalen Wandels, daraus resultierende neue Anforderungen und ebenfalls, wie auch das DMS der Sage 100 Sie bei den Anforderungen der GoBD unterstützen kann.

Sie konnten an dem seminarONLINE nicht teilnehmen? Das ist kein Problem, denn wir haben die Präsentation ebenfalls für Sie aufgezeichnet!