Mahnungen per E-Mail oder Post versenden – so gehts

Mahnungen sind lästig, und doch kommt man im Alltagsgeschäft oft nicht darum herum, sie dennoch versenden zu müssen.

Damit Sie hierfür nicht allzu viel Zeit aufwenden müssen und ebenfalls nicht mehr auf händische Prüfungen angewiesen sind, können Sie Mahnungen kinderleicht in Ihrem Rechnungswesen filtern.

Ob Sie die Mahnungen in Papierform oder als E-Mail versenden möchten, können Sie an Ihre Anforderungen anpassen.

Dazu bedarf es allerdings einiger Grundeinstellungen, die vorab festgelegt werden müssen. Diese haben wir Ihnen in unserem Blogbeitrag zusammengefasst.

Zunächst muss ein benutzerdefiniertes Feld im Sage Administrator angelegt werden. Wenn Sie keinen Zugriff auf Ihren Administrator haben, so sprechen Sie unseren Support unter der Rufnummer 0 60 32.32 08-112 an. Wir sind Ihnen gerne bei der Einrichtung behilflich.

In der Klasse Kontokorrent (Kunden/Lieferanten) muss ein änderbares »Ja/Nein«-Feld angelegt werden.

Im Kundenstamm wird das benutzerdefinierte Feld „Mahnungen per E-Mail“ eingefügt. Für die Kunden, die Mahnungen per E-Mail erhalten sollen, muss das Häkchen individuell gesetzt werden.

Wenn die Mahnungen per E-Mail versendet werden sollen, muss im Kundenstamm ein Ansprechpartner angelegt und unter »Optionen – Ansprechpartner zuordnen« der Belegart »Mahnung« zugeordnet werden.

Für den Versand der Mahnungen per E-Mail werden im Fenster »Mahnlauf« die zwei SQL-Filter »Mahnungen drucken« und »Mahnungen per E-Mail« angelegt. 

Wird der Filter »Mahnungen drucken« ausgewählt, wird der Mahnlauf nur für die Kunden durchgeführt, für die das Kennzeichen »Mahnungen per E-Mail« im Kundenstamm nicht gesetzt wurde. 

Wenn der Filter »Mahnungen per E-Mail« ausgewählt wird, so wird der Mahnlauf nur für die Kunden durchgeführt, für die das Kennzeichen im Kundenstamm gesetzt ist.

Die Durchführung des Mahnlaufs muss somit zweimal ausgeführt werden.

Wie Sie die Filter für die SQL-Abfragen erstellen können, erfahren Sie, wenn Sie im Text weiter nach unten scrollen.

Haben Sie den Mahnlauf durchgeführt, erhalten Sie eine Liste aller Mahnvorschläge.

Für den Versand der Mahnungen per E-Mail muss in dem Fenster »Druckereinstellungen – Mahnung« der <Office Line E-Mail>-Drucker ausgewählt werden, damit die Mahnungen per E-Mail versendet werden können. 

Für den normalen Ausdruck der Mahnungen muss hier keine Änderung der Einstellungen vorgenommen werden.

Die folgenden beiden Punkte können erst ab der Office Line 2016/mit der Sage 100 mit dem Komfortpaket eingerichtet bzw. durchgeführt werden.

Im Rechnungswesen werden zwei Druckprozesse eingerichtet. Beim ersten Druckprozess werden die Mahnungen direkt ausgedruckt, und mit dem zweiten Druckprozess werden die Mahnungen per E-Mail versendet. Hier ist der <Office Line E-Mail>-Drucker standardmäßig hinterlegt.

Wählen Sie »Neue Abfrage« und klicken Sie auf »Weiter«. 

Dann klicken Sie auf »Neu«.

Wählen Sie die Tabelle KHKKontokorrent aus. In den Feldern finden Sie Ihr neues benutzerdefiniertes Feld, das mit „USER_“ anfängt. Dieses wählen Sie aus und setzen bei der Bedingung eine -1 ein. 

Bestätigen Sie dieses Fenster.

Gehen Sie nun auf »Weiter«.

Im nächsten Schritt haken Sie bitte »Abfrage speichern/aktualisieren« an und klicken Sie auf »Übernehmen«.

Hinterlegen Sie nun einen Namen für Ihre Abfrage und speichern Sie diese mit »OK«.

Gehen Sie erneut auf »Neue Abfrage«.

Erstellen Sie hier ebenfalls eine neue Bedingung. 

Wählen Sie erneut das benutzerdefinierte Feld aus und klicken Sie »OK«. Wichtig: Die Bedingung muss leer bleiben.

Setzen Sie bei »Alternative Bedingungen auf Folgeseite« einen Haken und gehen Sie auf »Weiter«.

Klicken Sie erneut auf »Neu«.

Fügen Sie bei der Bedingung nun »0« ein, und klicken Sie auf »OK«, dann im nächsten Dialog auf »Weiter«.

Auch an dieser Stelle ist es wieder wichtig, den Haken bei »Abfrage speichern/aktualisieren« zu setzen. Übernehmen Sie diese Eingabe. Im nächsten Schritt vergeben Sie dann erneut einen Namen und übernehmen diesen mit »OK«.

Haben Sie Fragen zum Mahnlauf per E-Mail? Oder möchten Sie uns Anregungen und Wünsche senden, über was wir für Sie in unseren nächsten Blogartikeln berichten sollen? Dann können Sie uns gerne eine E-Mail an marketing@abaco-soft.de senden oder anrufen unter 0 60 27.70 29 68-0.

Wir freuen uns auf Ihr Feedback!