Kalkulation leicht gemacht mit der Sage Office Line (Teil 1)

Die Kalkulation ist in der heutigen Zeit nicht mehr weg zudenken. In vielen Betrieben wird sie auch heute noch in Excellisten erstellt, bei der der Eingabeaufwand bei jeder Kalkulation ein Störfaktor ist. In diesem ratGEBER möchten wir Ihnen die Vorkalkulation in der Office Line anhand eines Praxisbeispiels nahe bringen.

Als Kalkulationsschema haben wir uns für die gängigste Methode entschieden: Die Zuschlagskalkulation.

Einrichten der Stammdaten

In unserem Beispiel sind wir eine Produktionsfirma, die Kipplader herstellt. Damit wir mit der Kalkula­tion loslegen können, müssen wir unser Produkt zuerst als Ressourcenliste in der Sage Office Line anlegen.

Auf den Illustrationen und dem Screenshot der Ressourcenliste können Sie erkennen, dass unser Kipplader aus verschiedenen Teilen und Arbeitsschritten besteht. Jeder Arbeitsgang, der an unserem Kipplader vorgenommen wird, muss zuvor in den Stammdaten angelegt werden.

Um unser Beispiel verständlich zu gestalten, haben wir die Kalkulation zunächst in einer Excelliste aufgebaut.

In dieser Aufstellung sind alle Kosten aufgeführt, die bei der typischen Zuschlagskalkulation berücksichtigt werden müssen. Unser Ziel in diesem ratGEBER ist, diese Kalkulation in der Office Line abzubilden. Wie Sie das mit wenigen Handgriffen hinbekommen, zeigen wir Ihnen nachfolgend.

Für Ihre Kalkulation müssen Sie sich als Erstes entscheiden, ob der Kostenbereich Ihrer Arbeitsplätze und Mitarbeiter getrennt, oder zusammen gefasst werden soll. Je nachdem für welche Variante Sie sich entscheiden, müssen dementsprechend die Stammdaten der Arbeitsplätze gepflegt werden.

Öffnen Sie hierfür den Arbeitsplatzstamm in der Office Line über <<Regiezentrum>> <Produktion> <Stammdaten> <Arbeitsplätze> Register »Kosten«.

Wenn Sie bei der Kalkulation die Kosten der Maschine und des Mitarbeiters zusammenfassen möchten, müssen die Werte nur in den Feldern der „Arbeitsplatzkosten“ gefüllt werden. 

In unserem Beispiel möchten wir die Kosten trennen. Somit müssen die Felder der Lohnkosten, wie auch die Felder der Arbeitsplatzkosten gefüllt werden. 

Die Angaben in diesem Register wirken sich auf den Bereich der Lohnkosten in ihrer Kalkulation aus.

In Ihrer Zuschlagskalkulation arbeiten Sie zudem mit Gemeinkosten (=Materialgemeinkosten, Lohn­gemeinkosten, etc.) für die einzelnen Bereiche. Diese Prozentwerte können Sie bereits vorher festlegen. Somit haben Sie die Möglichkeit, verschiedenen Artikel die dazugehörigen Gemeinkostenschlüssel zu vergeben. Die verschiedenen Gemeinkostenschlüssel müssen Sie jedoch zuvor in den Grundlagen anlegen. 

Diese finden Sie in der Office Line unter <<Regie­zentrum>> <Produk­tion> <Stammdaten> <Gemeinkostensätze>. So können Sie Ihre Kalkulation flexibel für verschiedene Produkte hinterlegen.

Gemäß unserer Beispielkalkulation haben wir nun die entsprechenden Werte bei unserem Gemeinkostenschlüssel hinterlegt. Jetzt müssen Sie diesen nur noch den Artikeln zuweisen. Dies machen Sie im Artikelstamm. Den Artikelstamm finden Sie über <<Regie­zentrum>> <Stammdaten> <Artikel>. Rufen Sie hier den Register »Produktion« auf.

In dem zweiten Feld „Gemeinkostenschlüssel“ können Sie nun Ihren angelegten Schlüssel hinterlegen. Somit wird bei der Kalkulation für diesen Artikel automatisch der entsprechende Gemeinkostensatz gezogen.

Die Zuschlagskalkulation besteht jedoch nicht nur aus Gemeinkostensätzen, sondern auch aus weiteren Bestandteilen. Auch für diese Bereiche können Sie in der Office Line Standardwerte hinterlegen. In diesem Bereich spricht man bei der Kalkulation von „Platzhaltern“. 

Diese finden Sie in der Warenwirtschaft unter <<Regie­zentrum>> <Produk­tion> <Kalkulation> <Stammdaten> <Platzhalter>.

In den Platzhaltern finden Sie zusätzliche Bereiche, die für die Kalkulation relevant sind. 

Haben Sie bei einem Artikel einen Gemeinkostenschlüssel hinterlegt, der bereits über Werte in den verschiedenen Bereichen verfügt, werden die Werte bei der Kalkulation in erster Linie aus dem Gemeinkostenschlüssel gezogen. 

Haben Sie keinen Gemeinkostenschlüssel hinterlegt, kommen die Platzhalter zum Einsatz. Für diesen Fall, müssen die Platzhalter an dieser Stelle gefüllt werden. Zudem können hier noch Standard-Prozentwerte für die Berechnung des Kundenskonto, des Kundenrabatts und des Gewinnzuschlags hinterlegt werden.

Da wir unser Material anhand des kalkulatorischen Einkaufspreises kalkulieren wollen, muss sichergestellt sein, dass hier auch die richtigen Einkaufspreise eingetragen wurden. Dies kontrollieren Sie im Artikelstamm im Register »Kalkulation«.

In dem Feld „Kalkulat. Einkaufspreis“ muss der Einkaufspreis hinterlegt sein, mit dem wir in der Kalkulation arbeiten möchten. 

Die Kalkulation ist natürlich auch mit anderen Einkaufspreisen möglich. Folgende EK-Preise können Sie verwenden:

Wie Sie mit dem Erstellen der Kalkulation fortfahren, zeigen wir Ihnen im zweiten Teil des ratGEBERs Kalkulation.